Offre d’emploie • Responsable administratif·ve
À propos d’Arts&Publics ASBL
Arts&Publics une asbl culturelle d’insertion existant depuis douze ans employant une dizaine de personnes et encadrant une trentaine de travailleurs en insertion. Ses locaux sont situés Place Flagey dans un quartier agréable et dynamique.
Votre mission
Sous l’autorité de l’Administrateur délégué, vous assurez principalement la gestion administrative de l’ASBL, le suivi administratif des ressources humaines, la coordination de la gestion comptable (l’asbl externalise sa comptabilité) et des subsides, ainsi que la supervision logistique et de certains aspects organisationnels.
Vos principales responsabilités
Gestion administrative
- Assurer le suivi des dossiers administratifs et des subventions.
- Assurer la conformité des actes réglementaires de l’asbl
- Veiller aux publications officielles.
- Veiller à la circulation rigoureuse des informations entre les parties prenantes
(mails, courriers, Drive). - Contribuer à la rédaction de documents (Dossiers de justificatifs, contrats,
rapports, conventions) - Informer quotidiennement l’Administrateur délégué de l’exécution des tâches
selon les plannings prévus - Suivis des conventions et des contrats avec les fournisseurs, les prestataires,
les intervenants, les stagiaires, les partenaires, etc. - Encodage et classement rigoureux des pièces comptables.
Ressources humaines
- Gérer l’administration du personnel (contrats, dimona, payroll, congés, chèques-repas, accidents de travail, registres…)
- Suivi complet du Règlement de Travail et de la loi sur le bien-être au travail
- Assurer la compliance de l’asbl aux différentes réglementations dont Banque
- Carrefour, Moniteur Belge, registre UBO, etc.
- Être l’interlocuteur·rice du secrétariat social et des CPAS pour le volet RH
- Contribuer au suivi administratif de la formation des stagiaires
- Gestion des subventions
- Préparation et rédaction des dossiers de justifications, selon les calendriers des pouvoirs subsidiants : établissement des rapports moraux, clôture des comptes, pièces justificatives, etc.
- Confectionner les dossiers de justification des subventions FSE
- Assurer la collecte et le contrôle des justificatifs financiers
Logistique & Support
- Anticiper la logistique du bureau (commandes, courriers, entretiens)
- Gestion des abonnements logiciels/applis/…
- Gestion des accès informatiques en fonction des postes
- Gestion des documents administratifs papier et numérique (archivages – sauvegardes)
Profil recherché
Compétences techniques
- Vous êtes bachelor ou master ou expérience probante
- Expérience dans la réglementation des asbl et l’environnement institutionnel
belge - Connaissance du CSA
- Connaissance des règles de subventionnement dont celles du FSE
- Maîtrise de base en droit du travail et en comptabilité
- Connaissance de la réglementation Article 60
- Bonne maîtrise de la bureautique et des outils Google Workspace (Drive, Outlook, Agenda partagé)
- Capacité à rédiger avec rigueur (très bonne orthographe)
Compétences personnelles
- Esprit d’organisation, rigueur et autonomie.
- Relationnel assertif
- Discrétion et déontologie professionnelle
- Aisance avec les chiffres et sens de l’analyse.
- Capacité à travailler en équipe et à superviser une petite unité.
- Aptitude à se former en continu
- Intérêt pour le secteur culturel et l’économie sociale.
Nous offrons
- Un contrat à durée indéterminée à temps plein 38h / semaine
- Un salaire aligné sur les barèmes de la CP 329.02 (niveau 4.1)
- Chèques repas
- Intervention dans les frais de déplacement
- Prise en compte de l’expérience professionnelle
- Possibilité de télétravail un jour/semaine
- Un cadre de travail stimulant dans une association porteuse de valeurs sociales et culturelles
- Accès à la formation continue
Entrée en fonction rapide possible
Envoyer votre lettre de motivation et CV avant la date du 25 septembre 2025 à l’adresse recrutements@artsetpublics.be.